Faktury zaliczkowe w VAT

Bardzo często się zdarza że podatnicy VAT przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymują od kontrahentów część, a czasami całość należności, w szczególności przedpłatę, zaliczkę, zadatek. W myśl przepisów określonych w art. 19 ust. 11 ustawy o VAT, jeżeli podatnik przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano zaliczkę, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w tej części w jakiej została ona wpłacona.

Na mocy art. 106 ust. 3 ustawy o VAT, ustawodawca określił obowiązek wystawienia faktury VAT w przypadku otrzymania zaliczki, a w szczególności zagadnienie wystawiania faktur zaliczkowych reguluje § 14 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom.

Regulacje wymienionego rozporządzenia Ministra Finansów mówią, że fakturę VAT zaliczkową wystawia się nie później niż 7 dnia od dnia, w którym otrzymano część lub całość należności od kontrahenta. Zasadę powyższą stosuje się do każdej kolejnej zaliczki. Faktura taka powinna spełniać te same wymogi co normalna faktura VAT. Powinna jednak zawierać dodatkowo informacje dotyczące zamówienia lub umowy na mocy której została wpłacona zaliczka oraz nazwę towaru (usługi), cenę netto, ilość zamówionych towarów, stawki podatku, kwoty podatku oraz wartość brutto zamówienia lub umowy a także daty i numery poprzednich faktur zaliczkowych wystawionych do tej umowy lub zamówienia oraz sumę kwot pobranych wcześniej części należności brutto.

Jeżeli zaliczka obejmuje część należności do zawartej umowy lub złożonego zamówienia, to po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi należy wystawić fakturę na zasadach ogólnych, przyjęło się że oznacza się ją jako końcowa, z tym że sumę wartości towarów (usług) pomniejsza się o wartość otrzymanych części należności, a kwotę podatku pomniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach zaliczkowych. Faktura rozliczająca zamówienie musi zawierać również numery faktur wystawionych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi. Często też zdarza się że faktura zaliczkowa obejmuje całą należność brutto za dostawę towaru lub usługi, sprzedawca po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi nie musi wystawia już faktury, jednak z przyczyn porządkowych wystawia fakturę końcową.

Jaką rolę pełni zaliczka przy spisywaniu umowy?

Bardzo często przydarza się, że płatnicy VAT przed sprzedażą bądź wykonaniem usługi dostają od kontrahentów odsetek, a nawet całość wpłaty, przykładowo przedpłatę, zaliczkę lub zadatek.

Należy w tym przypadku wypisać fakturę zaliczkową. Faktura zaliczkowa jest odpowiednią fakturą, która jest tworzona w przypadku otrzymania przedpłaty za produkt, ale też usługę.

Faktura ta musi wypełniać takie same wymogi co szablonowa faktura VAT.

Fakturę zaliczkową wypełnia się nie później niż 7 dnia obliczając od dnia, w którym dostano część lub całość wpłaty od kontrahenta. Zasadę powyższą trzeba stosować do każdej następnej przedpłaty. A jaka jest różnica pomiędzy zaliczką a zadatkiem? Czy w ogóle jakaś różność jest? Okazuje się, że jeżeli w umowie pojawia się zapis “zadatek”, to w tym przypadku przepisy kodeksu cywilnego ściśle opisują jego oznaczenie. Należy nie zapominać szczególnie, że zapłaconą kwotę będziemy mieli możliwość oznaczyć zadatkiem, tylko wtedy jeśli zostanie ona dostarczona przy podpisaniu umowy. A czym dokładnie jest zaliczka? Zgodnie z kodeksem zaliczka oznaczana jest wyłącznie jako wpłata w ramach przyszłych należności, która po zrealizowaniu umowy wliczona jest w cenę usługi. Znaczy to, że w przypadku odstąpienia od umowy przez usługodawcę, który pobrał zaliczkę, musi oddać ją odbiorcy.

Zaliczka czy zadatek

Trzeba wiedzieć że zaliczka, oraz i zadatek są formami przedpłaty. Jednak wręczenie jednej lub drugiej pociągają za sobą różne skutki prawne, inne są skutki wręczenia wykonawcy zaliczki a inne zadatku. Ma to znaczenie w sytuacji, gdy umowa zawarta pomiędzy stronami nie dojdzie do skutku.Czy kwota wręczona wykonawcy będzie zadatkiem czy zaliczką decydują jasno określone wpisy w umowie.

Co to jest zaliczka

Zaliczka, z nazwy podlega zaliczeniu ewentualnych należności wynikających ze zobowiązań zawartych w umowie. W razie nie wykonania zlecenia zlecający ma prawo domagać się zwrotu zaliczki.

Skutki zapłaty zadatku

Zadatek w przypadku niewywiązania się z umowy przez jedną ze stron druga strona może odstąpić od umowy a otrzymany zadatek zatrzymać, a jeżeli dotyczy to strony która sama wręczyła zadatek, może żądać sumy dwukrotnie wyższej.

W przypadku zrealizowania umowy zadatek podlega zaliczeniu na poczet należności wynikających z realizacji umowy.

Zadatek a VAT

Coraz częściej przedsiębiorcy zabezpieczają wykonanie umowy wręczając lub przyjmując zadatek. Jednak mało kto zastanawia się nad skutkami podatkowymi jakie rodzi za sobą taka praktyka. Skutkuje opinia że tylko zaliczka rodzi powstanie obowiązku podatkowego w VAT, co jest dalekie od prawdy.

Otóż, otrzymanie zadatku, podobnie jak zaliczki bądź przedpłaty, skutkuje powstaniem obowiązku podatkowego w VAT po stronie otrzymującego zadatek. Podobnie jak przy zaliczce, tak i przy zadatku skutkuje obowiązkiem wystawienia faktury zaliczkowej VAT na otrzymaną wartość.

Zdarzają się jednak i takie sytuacje, w których przedsiębiorca otrzyma zadatek, a umowa nie zostanie wypełniona w konsekwencji nie będzie świadczenia. W przypadku zwrotu zadatku należy wystawić fakturę zaliczkową „VAT Korekty”.

Faktura zaliczkowa a faktura końcowa

Często się zdarza że przedsiębiorca otrzymuje zaliczkę w wysokości 100% realizowanego zamówienia i wystawia na tą zaliczkę fakturę zaliczkową. Czy po realizacji dostawy przedsiębiorca ma obowiązek wystawić fakturę końcową, czy wystarczy dokument potwierdzający wykonanie usługi lub dostawy ?

Według wielu organów skarbowych oraz doradców podatkowych nie jest konieczne wystawianie dodatkowej faktury rozliczającej dostawę usług lub towaru. wystarczy jakie kolwiek poświadczenie o wykonaniu czynności.

Co grozi za nie wpłacanie zaliczek na podatek dochodowy?

Obowiązek uiszczania zaliczek na podatek nakłada m.in. ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych i w praktyce z obowiązkiem uiszczania zaliczek na podatek dochodowy mamy do czynienia najczęściej.

W związku z tym, że uiszczanie zaliczek na podatek dochodowy w określonym terminie i w określonej wysokości jest obowiązkiem podatnika, a także płatnika podatku dochodowego, przepisy prawa podatkowego regulują konsekwencje niewywiązywania się z tego obowiązku. Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa określa niezapłaconą w terminie płatności zaliczkę na podatek jako zaległość podatkową ze wszystkimi tego konsekwencjami. Oznacza to, że zaliczka na podatek ma swój odrębny byt prawny, swoją samodzielność prawną zobowiązania podatkowego, która kończy się z końcem roku podatkowego, kiedy staje się częścią zobowiązania podatkowego za dany rok podatkowy

Z uwagi na to, że Ordynacja podatkowa nakazuje traktować obowiązek zapłaty zaliczki na podatek na równi z obowiązkiem zapłaty podatku, podatnik odpowiada całym swoim majtkiem za zapłatę zaliczki na podatek. Natomiast płatnik będący zakładem pracy zobowiązany do obliczenia i pobrania zaliczki na podatek dochodowy odpowiada za podatek niepobrany i pobrany, ale niewpłacony, zwalnia go jedynie z tej odpowiedzialności wina podatnika za jego niepobranie

Wspólnicy spółki cywilnej oraz spółki osobowej prawa handlowego odpowiadają za zalęgłości podatkowe solidarnie ze spółką i z pozostałymi wspólnikami, natomiast członkowie zarządu spółki kapitałowej prawa handlowego odpowiadają za te zaległości solidarnie z pozostałymi członkami zarządu, natomiast subsydiarnie w stosunku do spółki. Podstawową sankcją za niezapłacenie w terminie płatności zaliczki na podatek jest naliczanie odsetek za zwłokę.

Zgodnie z Ordynacją podatkową stawka odsetek za zwłokę jest powiązana ze stopą oprocentowania kredytu lombardowego, ustalanej zgodnie z przepisami o Narodowym Banku Polskim. Niedopełnienie obowiązku uiszczania zaliczek na podatek mogą być także oceniane przez pryzmat przepisów karnych i skarbowych. Ustawa z 10 września 1999 r. – Kodeks karno-skarbowy - stanowi wprost, że określenie „podatek” użyte w rozdziale 6 kodeksu zatytułowanym „Przestępstwa skarbowe i wykroczenia skarbowe przeciwko obowiązkom podatkowym i rozliczeniom z tytułu dotacji lub subwencji” oznacza również zaliczkę na podatek. Konsekwencją takiej regulacji jest to, że niewpłacanie zaliczki na podatek dochodowy przez podatnika, które to zachowanie ma cechę uporczywości (długotrwałe postępowanie nacechowane nieustępliwością), stanowi wykroczenie skarbowe. Natomiast niewpłacenie w terminie zaliczki na rzecz właściwego organu przez płatnika bądź niepobranie zaliczki na podatek, albo pobranie jej w kwocie niższej od należnej może stanowić w konkretnym przypadku przestępstwo skarbowe zagrożone karą grzywny albo karą pozbawienia wolności, albo obiema tymi karami łącznie.

Kiedy mamy do czynienia z pomocą de minimis

Planuję pozyskać dofinansowanie projektu doradczego. Przygotowując wniosek o dotację zauważyłam, że jednym z załączników jest informacja o otrzymanej pomocy innej niż de minimis. Jakiego rodzaju jest to pomoc? Czy w przypadku gdy nie korzystałam z tego rodzaju pomocy, nie muszę tego załącznika wypełniać?

Informacja o otrzymanej pomocy publicznej innej niż de minimis jest obowiązkowym załącznikiem dla wszystkich wnioskodawców. Wyjątkiem są mikroprzedsiębiorcy ubiegający się o pomoc na zasadzie de minimis, którzy są zobowiązani do załączenia do wniosku w miejsce tego załącznika kopii zaświadczeń o otrzymanej pomocy de minimis (charakterystyka tego rodzaju pomocy w uzasadnieniu). Formularz oświadczenia dotyczy informacji o innej niż de minimis pomocy publicznej uzyskanej na ten sam projekt. Jeżeli wnioskodawca nie otrzymał na to samo przedsięwzięcie innych pieniędzy publicznych, wypełnia tylko informacje w I części formularza dotyczące danych firmy, natomiast w części II informację, że przedsiębiorca nie otrzymał pomocy publicznej. Będzie to oznaczać, iż następne punkty formularza nie dotyczą wnioskodawcy i nie ma potrzeby ich wypełniania. Jednak z uwagi na obowiązek ustawowy załączenia do wniosku formularza informacji o uzyskanej pomocy innej niż de minimis jego brak będzie traktowany jako niespełnienie wymogów formalnych i będzie skutkował odrzuceniem wniosku o dofinansowanie. Na końcu formularza składa podpis osoba uprawniona do reprezentowania firmy.

Pomoc finansowa udzielana przez państwo przedsiębiorstwom narusza zasady wolnej konkurencji (jest niezgodna ze wspólnym rynkiem – art. 87 TWE)), więc jest zakazana. Pomoc publiczna może być jednak udzielona, gdy jest zgodna ze wspólnym rynkiem np. w przypadku pewnych priorytetowych obszarów czy sektorów rynku (reguluje to art. 87 ust. 2 TWE). Co do zasady, każdy fakt udzielenia pomocy publicznej należy zgłaszać do Komisji Europejskiej, która ma za zadanie pilnować przestrzegania reguł wolnej konkurencji na terytorium całej Unii (chodzi o to, by poszczególne państwa nie miały możliwości bez kontroli faworyzować przedsiębiorstw ze swojego państwa na rynku unijnym). Z obowiązku takiego jest jednak zwolniona pomoc o niewielkich rozmiarach, czyli właśnie pomoc de minimis. Stosunkowo niewielkie kwoty takiej pomocy nie mogą wpłynąć na zachwianie konkurencji na rynku unijnym. Zgodnie z rozporządzeniem Komisji (WE) nr 69/2001 w sprawie zastosowania art. 87 i 88 Traktatu WE w odniesieniu do pomocy w ramach zasady de minimis z pomocą taką mamy do czynienia, jeżeli ogólna kwota pomocy de minimis przyznana jakiemukolwiek przedsiębiorstwu nie przekracza 100 000 euro w jakimkolwiek okresie trzech lat. Pułap ten stosuje się bez względu na formę pomocy i jej cel. Nową pomoc de minimis można przyznać tylko po sprawdzeniu, że nie podniesie ona ogólnej kwoty pomocy de minimis otrzymanej przez daną firmę w okresie trzech lat do poziomu powyżej 100 000 euro. Równowartość pomocy w euro ustala się według kursu średniego walut obcych, ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski, obowiązującego w dniu udzielenia pomocy. Pomoc de minimis można otrzymać m.in. w formie: rozłożenia na raty płatności składek na ZUS, odroczenia i umorzenia tych płatności, zwolnień podatkowych, rozłożenia płatności podatków na raty, odroczenia i umorzenia tych płatności, indywidualnych dotacji czy pożyczek. Do pomocy de minimis nie wlicza się pomocy publicznej udzielonej w ramach programu pomocowego, pomocy indywidualnej oraz pomocy indywidualnej na restrukturyzację, zatwierdzonych przez Komisję Europejską zgodnie z art. 88 Traktatu WE, a także pomocy udzielanej w ramach wyłączeń grupowych (art. 5. ust. 1 ustawy o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej). W związku z tym do pomocy de minimis nie będzie się wliczało dotacji otrzymanych np. w ramach programów funduszy strukturalnych. Art. 37 ust. 3 ustawy o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej mówi: „Podmiot ubiegający się o pomoc inną, niż pomoc de minimis, jest zobowiązany do przedstawienia podmiotowi udzielającemu pomocy, wraz z wnioskiem o jej udzielenie, informacji o otrzymanej pomocy publicznej, zawierającej w szczególności dane o dacie jej udzielenia, podstawie prawnej, formie i przeznaczeniu.” Wynika z tego, że każdy podmiot ubiegający się o pomoc publiczną, nie tylko o pomoc de minimis jest zobowiązany do przedstawienia podmiotowi udzielającemu pomocy (wraz z wnioskiem o jej udzielenie) informacji o uzyskanej pomocy publicznej.

Księgowość internetowa to nie to samo co online

Zamiast korzystać z tradycyjnej księgowości i zanosić sterty papierów do pań z biura rachunkowego, każdy może sam prowadzić swoje dokumenty firmowe. Służą do tego specjalne aplikacje komputerowe . Są one tańsze i dużo bardziej praktyczne. Ale po co tracić fortunę na ich zakup, jeśli można skorzystać z księgowej on-line?

księgowość online nigdy nie choruje, nie ma słabszych dni i nie żąda od klienta 1000 zł miesięcznie. Można jej zaufać, bo nie opowie koleżankom o sytuacji finansowej danej firmy. Wszystkie dane przechowywane są na specjalnych serwerach ,które zabezpiecza się przed nieupoważnionym wglądem oraz zniszczeniem. Co więcej, wszystkie informacje są szyfrowane, co daje gwarancje użytkownikowi, że prywatne dane jego przedsiębiorstwa nie są dostępne dla nikogo. Taka elektroniczna księgowa nie wyjedzie na urlop a swoje usługi świadczy całą dobę.

Usługi internetowe wychodzą naprzeciw przedsiębiorcom. Poprzez kilka kliknięć myszką można mieć fachowo prowadzoną księgowość. I na dodatek,za małe pieniądze. Koszty takiej rachunkowości to tylko od trzydziestu do 40-stu PLN na miesiąc. Inna korzyść to olbrzymie możliwości. Przede wszystkim łatwy i szybki dostęp do dokumentów, niezależnie od miejsca w którym się przebywa, za pomocą internetu – bez względu na porę dnia czy nocy. Nie ma potrzeby biegania z dokumentami z biura do księgowej z językiem na wierzchu, byleby tylko zdążyć przed zamknięciem. Pozwala to oszczędzić i czas i pieniądze. W skali rocznej może wyjść nawet kilkanaście tysięcy złotych. Stanowi to alternatywa dla innowacyjnych przedsiębiorstw, gdzie ważną kwestią jest gospodarne zarządzanie.

E-księgowa nie jest tylko narzędziem do księgowania dokumentów, jest także osobistą sekretarką, która zawsze przypomni o znaczących terminach lub zbliżających się spotkaniach. Wyśle także przypomnienie o zapłacie do kontrahentów, spóźniających się z zapłaceniem faktury , jak również policzy należne odsetki, zarówno skarbowe, jak i ustawowe. Sama także zrobi analizę finansową przedsiębiorstwa i pomoże zaplanować przyszłe działania.