Dokument, jakim jest faktura zaliczkowa jest jednym ze specjalnych wariantów tradycyjnej faktury VAT. Wystawiana jest ona w sytuacji, kiedy zostanie dokonana przedpłata za mającą nastąpić w przyszłości usługę. Jest to forma faktury uproszczonej, lecz aby stanowiła dokument ważny i pełnowartościowy, musi zawierać niezbędne w tym celu elementy. Kiedy więc chcemy udokumentować wpływ pieniędzy, jakim jest zaliczka, faktura musie zostać opatrzona nazwą faktura zaliczkowa?
W następnej kolejności muszą zostać tu ujęte elementy, takie jak: cena netto danego towaru, bądź usługi, stawka podatku VAT, cena jednostkowa, wartość brutto, opis towaru, oraz ilość zamówionych towarów i kwota podatku. Dodatkowo każda prawidłowo sporządzona faktura zaliczkowa powinna zawierać dane: datę jej wystawienia, dane kupującego, dane sprzedającego, oraz numer faktury VAT. Do wystawiania faktur zaliczkowych niezwykle przydatny jest program do faktur, który znacznie ułatwia pracę w każdej firmie, czy też przedsiębiorstwie usługowym.