Niekiedy zdarza się, że przed wydaniem towaru bądź też całkowitym wykonaniem usługi firma otrzymuje część lub nawet całość należności. W ten sposób powstaje wiec zaliczka, zwana także przedpłatą, zadatkiem, lub ratą. Taka przedpłata musi zostać właściwie udokumentowana.
Z tego względu wystawiona zostaje faktura zaliczkowa, która nie może zostać utworzona później aniżeli siódmego dnia od czasu otrzymania zaliczki. Tego rodzaju faktura zaliczkowa stwierdza pobranie całości, lub części należności przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi. Takie rodzaj dokumentu powinien zawierać, przede wszystkim oznaczenie, ze mamy do czynienia z fakturą zaliczkową, imiona i nazwiska sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy, NIP, datę wystawienia i numer kolejny faktury, a także daty i numery poprzednich faktur zaliczkowych, jeśli takowe były już wystawiane. Oprócz tego każda faktura zaliczkowa musi zawierać stawkę podatku VAT, kwotę tego podatku, która musi zostać obliczona według bieżących stawek i zasad.